+7 499 653-66-73
многоканальный
+7 495 972-40-39

Наши офисы:

г. Москва, Семеновский вал. д.10 стр.3
г. Москва, Краснобогатырская улица, д.2 стр.72

Кадровое делопроизводство. Услуги

Делопроизводство является той отраслью деятельности, которая обеспечивает организацию работы  с офисными документами. Сегодня организационно-техническая база делопроизводства значительно расширилась благодаря включению в работу вычислительной техники, информационных технологий, расширению спектра обязательных для исполнения условий в делопроизводстве. Одним из основных элементов делопроизводства является документирование, т.е. произведение записи на бумаге или электронном носителе согласно установленным нормативными актами правил. Такая запись всегда имеет юридическую силу.

Необходимость осуществления кадрового делопроизводства

Все организации и предприятия имеют определенный штат сотрудников. Независимо от того, два человека у вас работает, или двести два, вы сталкиваетесь с таким видом делопроизводства, как кадровое.  Оно состоит из работы с документами, отражающих правовую, служебную и трудовую деятельность наемных работников.  Разновидностями  документации по личному составу являются приказы, трудовые книжки, заявления, личные карточки и т.д. Основные документы, используемые в делопроизводстве:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- Штатное расписание (штатная расстановка).
- Положение о защите персональных данных работников.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Трудовая книжка.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Положение о системе обучения.
- Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании.
- График отпусков.
- Положение об аттестации работников.
- Должностные инструкции.
- Трудовой договор.
- Приказы о переводе на другую работу.
- Приказы о приеме на работу.
- Приказы по основной деятельности.
- Приказы об увольнении.
- Приказы о предоставлении отпусков.
- Личная карточка работника (форма Т-2).
- Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы .
- Журнал учета работников, выбывающих в командировки.
- Договоры о полной материальной ответственности.
- Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности.
- Журнал учета работников, прибывающих в командировки.
- Журнал регистрации командировочных удостоверений.
- Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями).
- Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении.
- Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования.
- Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков.
- Табели и наряды работников вредных профессий.
- Списки работников, уходящих на льготную пенсию.
- Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу.
- Списки работников на производстве с вредными условиями труда.
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.
- График сменности при сменной работе.
- Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий.
- Журнал учета мероприятий по контролю.
- Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
- Переписка о назначении льготной пенсии и государственных пенсий и пособий.
- Инструкции по охране труда по профессиям.
- Акты о несчастных случаях.
- Все эти документы являются обязательными при ведении кадрового делопроизводства в организации.

Руководитель обязан  обеспечить кадровое делопроизводство, так как это установлено КЗоТом, Налоговым, Гражданским кодексами, Инструкцией поведению трудовых книжек и т.д. Вся документация, касательно личного состава имеет длительный срок хранения и требует особых условий для обеспечения сохранности. Так, в каждой организации должны быть специальные помещения, сейфы, а также шкафы, предусмотренные для хранения документации по личному составу предприятия.

Таким образом, сегодня кадровое делопроизводство является необходимостью для предприятий любых специализаций и форм собственности. Грамотно организованная, такая работа позволит наладить четкий процесс документооборота на предприятии и избежать неприятных сюрпризов, связанных с неожиданными внеплановыми проверками трудовой инспекции, пропажей важных документов, нарушений сроков сдачи отчетности и т.д. Если кадровое делопроизводство предприятия поручено профессионалам, то требования трудового и налогового законодательства всегда будут соблюдены, а проверки не будут пугать руководство.

Сегодня документирование работы с персоналом  - действительно непростая задача для многих работодателей. Именно поэтому обязательно  следует правильно организовать работу с текущей кадровой документацией, при этом  необходимо хорошо ориентироваться в нынешнем трудовом законодательстве. Каждому предприятию и ИП рекомендуется разрабатывать такие локальные нормативные акты, как положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, занятых оформлением кадровой документации.

Основные способы организации кадрового делопроизводства

Сегодня есть три способа организовать кадровое делопроизводство на предприятии. 
- Первый – создать отдел кадров, укомплектовать его сотрудниками и поручить им ведение всех личных дел сотрудников. Такой способ выбирают крупные организации, с огромным штатом, у которых такая структура сложилась, так сказать, исторически. Следует учитывать, что наняв всего одного, пусть даже высококлассного, кадровика, вы не решите свою проблему, если у вас в штате больше 50 человек. 
- Второй способ – возложить обязанности по кадровому учету на бухгалтерию или секретариат. Но вряд ли аудиторские проверки в таком случае порадуют вас своими результатами. К тому же, само кадровое делопроизводство сведется к минимуму – оформлению трудовых книжек и стандартных бланков документов.
- Третий способ, который широко применяется за границей и становится все более популярным и в нашей стране – аутсорсинг кадрового делопроизводства.  Он предполагает передачу кадрового делопроизводства компании, специализирующейся в данной отрасли. Какие это дает преимущества? Во-первых, позволяет минимизировать затраты на содержание штата сотрудников. Во-вторых, гарантирует качественное выполнение поставленных задач. Компания, специализирующаяся на оутсорсинге кадрового делопроизводства, будет четко следовать всем нормам закона, придерживаться внутренних правил оформления и составления отчетов и сроков их сдачи в государственные органы. Кроме того, фирма, передавшая свой кадровый учет, будет избавлена от возможных неприятностей при внеплановых проверках и т.д. Даже в целях экономии места и пространства, освободившегося в ходе передачи дел в стороннюю компанию,  аутсорсинг – выгодное предложение.

Функции аутсорсинга в кадровом делопроизводстве

Таким образом, аутсорсинг выполняет ряд функции:
- Позволяет сфокусировать внимание на основных бизнес-процессах;
- уменьшает расходы по инвестициям в неосновные фонды;
- позволяет оперативно реагировать на колебания рынка и передислокацию внутри компании;
- приводит к сокращению расходов, связанных с оплатой труда сотрудников,  их обучением и информационной поддержкой;
- нет необходимости расширять штат сотрудников за счет формирования отдела кадров;
- аутсорсинговая компания всегда гарантирует  профессиональную ответственность; 
- постоянно практикующие специалисты имеют значительно больший опыт и знания, что позволяет им внедрять новые методики в  опыт и знания, что позволит использовать новые методики в Вашей компании.

Преимущества использования аутсорсинга кадрового делопроизводства

Всегда ли выгодно привлекать к  кадровому делопроизводству аутсорсинг? Фактически, да. Ведь затраты покадровому делопроизводству включают не только оплату труда сотрудникам, которые будут этим заниматься, но и стоимость оргтехники, и программное обеспечение. К тому же, необходимо повышать квалификацию подчиненных и проводить их обучение. А когда проводится массовый набор сотрудников или необходимо устроить конкурс на замещение вакантной должности руководителя предприятия, то вряд ли обычный штат отдела кадров справится с такой нагрузкой. А при передаче кадрового делопроизводства на аутсорсинг, вы не будете переживать об этом.

Более того, не все руководители задумываются, что кадровое делопроизводство – это еще и высокий риск понести наказание за неверно составленные документы. Так, руководство фирмы и ответственные лица, могут понести наказание в связи с неверно оформленной  документацией касательно увольнения сотрудника. Если последний подаст иск в суд, то учреждение могут привлечь к административной ответственности, вплоть до наложения штрафа за незаконное увольнение. А если вся документация ведется верно, с соблюдением всех норм законодательства, руководство будет защищено от исковых тяжб и административных санкций.

Сегодня специалисты нашей компании предлагает свои услуги по организации кадрового делопроизводства в вашей компании. Вы сэкономите средства и время, а кроме того – будете уверенны, что все дела касательно личного состава вашего предприятия находятся в руках специалистов высочайшего уровня, которые гарантируют вам четкое и качественное исполнение всех взятых на себя функций.

Наши услуги